На самом деле, рекомендуется поменять алгоритм обмена данными, а также структуру хранилища, не говоря уже о формах ввода и вывода информации.
Вы же ОПЦ?
Принимаемые формы (вернее, состав информации от нижестоящих) утверждаете тоже вы? Ну так почему бы не сделать всё проще
Для "поликлиник" вы должны иметь возможность просто сформировать "форму ввода" (книга в excel с листом), куда они внесут данные (период, дата предоставления, показатели), не обязательно даже в виде такой же таблицы, как у вас - лишь бы показатели спрашивались, форма и код макросов закрыты на пароль, в ней есть только кнопочка "сформировать данные для ОПЦ". Предоставляющие в результате - получают файл (да хоть в текстовом виде, без разницы, лишь бы по утвержденному вами же формату) и высылают вам.
Для себя - вы имеете стандартное разделение "ввод-хранилище-вывод".
То есть:
1) Можете принять от нижестоящих данные в предоставленных ими файлах. Данные записываются в "хранилище". Хоть сто раз подряд (если просто предусмотреть замену поступивших за соответствующий период данных). Файлы входных данных не раскидываются ни по каким подпапкам и прочему.
1а) Данные от нижестоящих, которые не нравятся вам - вы можете поменять. Через такую же "форму ввода".
2) Само "хранилище данных" вы имеете в виде обычных нормализованных таблиц (листы в книге). Данные в них руками не должны правиться! (но это возможно, кто ж запрещает?). При этом "хранилище" содержит всю поступающую информацию, от всех нижестоящих, за все периоды и т.д. В нормализованном виде - вам не требуется раскидывать "одинаковые данные" (например, за периоды) по нескольким таблицам - все хранится в одной. Таблицы в хранилище описывают только разные сущности, например: "Данные от поликлиник (с учетом поликлиники и периода)", "Список поликлиник", "Список временнЫх периодов"... если уж совсем строго подходить в нормализации - то таблица "Данные Поликлиник" вообще должна иметь очень-очень много строк (каждая строка будет описывать ОДНУ ячейку данных, поступивших от конкретной поликлиники за конкретный период по конкретному показателю, например) - но это совершенно не мешает же (а, наоборот, помогает) строить затем любые своды и разрезы...
3) Любую аналитику вы уже имеете на основе информации из "хранилища". Включая нужную вам "сводную форму". В тех видах и формах, которые вам уже нужны на своем уровне. Включая составление отчетов/выгрузок для вышестоящих органов...
Впрочем, реализация такого подхода потянет уже не на 1000... впрочем, и ваше ТЗ никак не на тысячу тянет...
Вообще, в РФ это всегда называлось "Свод отчетов". И все бюджетные организации, начиная с начала 90-х, - себе такие своды писали. Практически тут же этим профессионально занялись разработчики, так что я просто поражаюсь, что вы изобретаете заново то, что можно просто взять и использовать из уже имеющихся наработок. И если вы коммерческая организация - то это же не означает, что принципы обмена информацией должны как-то измениться (ну, может, за исключением защиты информации, но кто думает об этом )