Мы заказчики, программы смотрел, некоторые неподошли по функционалу, другие слишком сложные, да и просто интересно стало как с помощью екселя  это можна реализировать.

Для каждого картриджа строка, в которой все данные по нему. Какие? Зависит от необходимости той или иной информации. Например, в какой принтер установлен после заправки, количество отработанных копий, стоимость заправки, исполнитель...
Выборка информации. Нужна или просто просмотр на листе?
Защиты от ввода неправильной информации.
Условное форматирование.
Форма пользователя для работы с данными...

Возможностей у Excel много. Открываете книгу - и вперед, за победой над данными!

Гм... так Вам нужно учет операций по заправке вести или просто мониторинг текущего состояния всех картриджей на какой-то момент? Вы сами определитесь для начала.

Я прекрасно понимаю, что за меня всю роботу не сделают, мне бы добровольца чтоб помогал по ходу действия, сам очень хочу научиться, завтра предоставлю схему как планировал действовать.

Вы все верно описали, так и буду делать. Просто подумал вдруг кто-то делал подобную вещь и по доброте душевной поделится )).

Значит в экселе на первой вкладке (general) создал кнопку "Прийом картриджа", по ней вызывает форму. Как в макросе прописать чтобы, данные с формы попадали в лист (circulate), при этом в 6 столбце дописывалось слово "прийом", а паралельно с этим номер картриджа попадал на лист (base) в столбец "Пусті" і одновременно исчезал из столбца "У відділах", а если его нет в первом столбце, то чтоб выдавало ошибку.

Думаю по аналогии смогу потом расход сделать сам. Спасибо, жду с нетерпением.

Спасибо, но немного не то.