Я думаю для более продуктивной работы и получения больших результатов в ответах коллег, Вам сейчас надо хотя бы как минимум показать что у вас есть, что вы хотите, представлять концепцию работы в файле, общую картину. И дальше уже формировать вопрос об оптимизации, что именно надо упростить и сделать. Пока что вариантов решений не будет, так как каждому надо своё и под своё затачивают. Готового решения не будет. Вы сами должны чётко представлять картину всего документооборота и таблиц в том числе. Что там должно фигурировать, что не должно и прочее.