Нужно на странице сайта создать поисковые блоки, в которых пользователь будет вводит значения, по которым должен осуществляться поиск в отдельном файле excel (через фильтры) с выгрузкой данных на той же странице в отдельном поле. Вероятно, через PHPExcel. При этом сам файл целиком пользователю не доступен ни для просмотра, ни для скачивания. То есть Excel Online не подходит.
Дополню: пользователи должны ещё ввести имя пользователя (без пароля) и где-то должен быть лог со списком пользователей, которые обращались к файлу.
С Вас: пример сайта с поисковыми полями и файлом excel с любыми данными.
С меня: 1000 р.