Новые возможности Excel 365
Давайте пробежаться по последним нововведениям, которые появились в Microsoft Excel за последние пару-тройку лет и рассмотрим наиболее вкусные из них. Понятно, что в текущих российских реалиях наличие установленной на компьютере последней версии Microsoft Office 365 по подписке - это роскошь и есть далеко не у всех. Но то, что появляется сначала эксклюзивом только в подписке Excel 365, спустя какое-то время Microsoft обычно добавляет и в регулярные версии Excel, так что надежда есть :) Например, некоторые из описанных далее фич уже есть в Excel 2024.
Сразу уточню, что про новые функции рабочего листа здесь говорить не будем - их появилось очень много и каждую из них надо разбирать отдельно и подробно, что я потихоньку уже делаю. Здесь же рассмотрим именно новые инструменты и возможности в самом Excel.
Фокусировка на ячейке
При работе с большой таблицей на большом мониторе теперь можно включить подсветку текущей строки и столбца на вкладке Вид - Фокусировка на ячейке (View - Focus mode). Там же можно задать цвет подсветки при желании:
Простейшая, но очевидно полезная штука, которую я ещё очень давно, кстати, пытался реализовать с помощью костылей в виде макросов и условного форматирования и даже добавил в мою надстройку PLEX. Но тут, конечно, всё сделано на порядок круче, потому что делала сама Microsoft.
Подобная подсветка теперь может автоматически включаться, чтобы подсветить результаты поиска по Ctrl+F, что весьма удобно.
Копирование итогов из строки состояния
Если выделить несколько ячеек, то Excel, как обычно, покажет в строке состояния в нижней части окна итоги по ним - сумму, количество, среднее и т.д. (щелчок правой кнопкой мыши по ним позволяет выбрать какие именно). Новая же фишка в том, что если щёлкнуть по значению итога, то оно копируется в буфер, откуда его потом можно вставить в любое место.
Просто и удобно. Странно, что додумались реализовать такое только недавно.
Отображение сразу нескольких скрытых листов
Работая с книгой в Excel, вы можете выделить сразу несколько листов (удерживая Ctrl или Shift) и скрыть их оптом, щёлкнув по ярлычкам правой кнопкой мыши и выбрав команду Скрыть (Hide). Но нет никакой возможности отобразить сразу несколько листов обратно - в окне, появляющемся по щелчку правой - Показать (Unhide) просто тупо нет возможности выделить больше, чем один лист. Не знаю баг это или фича, но штука неприятная. И вот, наконец, Microsoft это поправили - теперь можно выделять и отображать несколько скрытых листов сразу:
Улучшенный выпадающий список
Выпадающие списки в ячейке, которые стандартно создаются с помощью команды Данные - Проверка данных (Data - Data validation) наконец-то получили апгрейд - теперь в нём больше не отображаются повторы, а при вводе с клавиатуры он фильтруется "на лету". Ну, и видно в нём стало 12 строк, а не 8, как было раньше. Автоматическую сортировку элементов внутри списка, правда, пока ещё не подвезли - надеюсь, допилят, ибо она тут просится, конечно.
Чёрная тема
Различные цветовые темы интерфейса существуют в Excel уже очень давно - ещё с 2007-й версии. В Excel это делается через Файл - Параметры - Тема Office (File - Options - Office theme). Имеющийся там тёмный режим многим нравится (особенно при работе в тёмной комнате), но всегда вызывал вопросы, т.к. при угольно-чёрном цвете ленты лист всё-равно отображался белым и всё это дико резало глаз. Недавно появилась возможность включать темный фон и для листа тоже - за это теперь отвечает кнопка Переключение режима (Switch Modes) на вкладке Вид (View):
Неочевидный нюанс в том, что эта кнопка появляется только при включении темного-режима в настройках - в обычном (светлом) интерфейсе её не видно.
Я для себя, в итоге, пришёл к следующему алгоритму для быстрого переключения между дневным и вечерне-ночным режимами работы:
- установил бесплатную программку Power Toys от Microsoft - в ней, помимо кучи других полезных функций, есть опция Light Switch - возможность назначить сочетание клавиш для переключения между светлым и тёмным режимами Windows
- в настройках Office, браузера и других рабочих приложений установил цветовую тему как в системе
- включил темный фон листа в Excel на вкладке Вид (View)
Панель навигации
Там же, на вкладке Вид не так давно добавили новую кнопку Навигация (View - Navigation). Она открывает панель, где отображается список всех ключевых объектов книги:
- листы (в том числе и скрытые - они будут светло-серым шрифтом)
- умные таблицы
- сводные таблицы
- диаграммы
- именованные диапазоны,
- области печати,
- вставленные изображения и т.д.
Щелчок по пункту в списке мгновенно телепортирует вас к источнику. По некоторым элементам типа листов или картинок можно также щёлкать правой кнопкой мыши и выполнять с ними простые действия: удалять, переименовывать, скрывать/отображать и т.д. Плюс сверху есть строка поиска для быстрого отбора нужных объектов.
Проверка производительности
При активной работе с файлом Excel, в нём, рано или поздно, накапливается "мусор" - ячейки без данных, но с форматированием, которые иногда очень заметно утяжеляют книгу.
Если ваш файл стал из-за этого тормозить, то можно попробовать ещё одну новую возможность, появившуюся в последних версиях Excel - команду Проверить производительность на вкладке Рецензирование (Review - Check Perfomance). Она открывает справа специальную панель, где можно увидеть такие пустые, но отформатированные области и избавиться от них, нажав кнопку Оптимизировать (Optimize).
Эта функция, кстати, хорошо работает в паре с другим подобным инструментом - Clear Excess Cell Formatting из надстройки Inqure, который обрезает до разумных пределов отформатированные целиком строки и столбцы. На месте Microsoft, я бы объединил их в одно целое - по-моему это вполне логично. Про надстройку Inquire я недавно делал отдельную статью и видео - посмотрите, если интересно, что ещё она умеет.
Устаревшие значения
Если в книге много тяжелых формул, сильно замедляющих её работу, то в ней обычно отключают их автоматический пересчёт "на лету" при любых изменениях и переходят в ручной режим, когда пересчёт происходит только по нажатию на клавишу F9 или кнопки пересчета листа или книги на вкладке Формулы. Таким образом, работая в таком ручном режиме, мы регулярно будем видеть ячейки с формулами, значения которых устарели - исходные данные для них уже изменились, а пересчёт по ним ещё не выполнен. И это весьма обманчивая картинка.
В последних версиях Excel можно наглядно помечать такие ячейки с помощью команды Формулы - Вычисления - Формат устаревших значений (Format - Calculation options - Format static values). Если её включить, то ячейки с неактуальными значениями будут выглядеть зачёркнутыми, а после пересчёта это зачёркивание исчезнет:
Контрастные цвета
Приятная мелочь - в выпадающем списке выбора цветов для заливки ячеек в последних версиях добавили переключатель Только с высокой контрастностью (High-contrast only), упрощающий палитру до более ярких и контрастных цветов.
Поддержка символов юникода и эмодзи
По поводу следующего нововведения у меня эмоции неоднозначные. В последних версиях Microsoft расширила поддержку символов юникода и эмодзи - теперь, нажимая сочетание клавиш Win+точка, их можно вставлять в ячейки листа и даже использовать в именах листов, умных таблиц и т.д. Выглядит, наверное, прикольно, но я бы не стал этим злоупотреблять - набирать и редактировать формулы с подобными символами я бы не хотел :)
Вставка картинок в ячейку
В прошлых версиях Excel вставка изображений всегда происходила в отдельном слое, располагающемся над ячейками листа. Из-за этого изображения, часто бывало, съезжали при вставке или удалении строк-столбцов или искажались в размерах. Теперь на вкладке Вставка в меню Изображения появился выбор - поместить картинку поверх ячейки (как раньше) или непосредственно в неё:
Во втором случае картинка вписывается внутрь ячейки, а при изменении её размеров - сохраняет пропорции и перемещается теперь тоже вместе с ней. Что особенно интересно, с графическим содержимым такой ячейки теперь можно работать, как с данными - копировать, ссылаться на ячейку или даже использовать её в формулах. Например, очень легко реализовать отображение нужной картинки по выбору из выпадающего списка стандартной функцией ВПР (VLOOKUP) или новой ПРОСМОТРX (XLOOKUP):
Распознавание данных из картинок
Продолжая разговор о нововведениях в области графики, стоит упомянуть ещё один недавно появившийся инструмент - кнопку Из картинки на вкладке Данные (Data - From Picture).
Он умеет распознавать текст на изображениях и загружать извлечённые данные на лист. Эдакий встроенный OCR FineReader или что-то похожее. Можно подсунуть ему как отдельный файл любого графического формата, так и вставить картинку из буфера обмена (например, сделав скриншот фрагмента сайта с помощью встроенных в Windows Ножниц). Ненадёжно распознанные фрагменты будут подсвечены красным и можно поправить их вручную перед окончательной вставкой на лист:
Инсайты от ИИ
Чтобы увидеть кнопку для запуска этого инструмента, придётся переключить интерфейс Microsoft Excel в англоязычный вариант (Файл - Параметры - Язык) - иначе в русской версии его просто не видно. Речь про команду Analyze Data на вкладке Data:
Работает она следующим образом.
Представьте, что у вас есть большая таблица с любыми данными - например, информация о тренингах, которые были организованы для сотрудников компании. Больше 3 тыс. строк с подробностями кто, из какого отдела, на каком тренинге и за какие деньги отучился. Если выделить любую ячейку внутри такой таблицы (или всю таблицу целиком), а потом нажать на кнопку Analyze Data, то запустится маленький встроенный теперь в Excel ИИ, который проанализирует таблицу на предмет тенденций, аномалий, каких-то неочевидных моментов и выведет эту информацию в виде наглядных диаграмм с выводами на панель справа:
Обратите внимание, что в верхней части панели есть возможность задавать ИИ вопросы в виде текста (но только по-английски) и получать на них ответы. Понятно, что по мощи это не сравнится с ChatGPT, Claude и им подобными отдельными нейросетями, но как бесплатный встроенный инструмент для выявления инсайтов по вашим данным - вполне сгодится.
Ссылки по теме
