Совместное редактирование и Автосохранение в Excel 2016

Сравнительно недавно (после весенне-летних обновлений 2017 года) многие пользователи Office 2016 заметили появление в левом верхнем углу экрана на панели быстрого доступа нового значка необычного вида:

Автосохранение

Это переключатель Автосохранения - побочный эффект от нового режима совместного редактирования, недавно появившегося в последней версии Microsoft Excel 2016. Давайте разберемся в этом поподробнее, ибо у любой медали, как обычно, две стороны и плюсы намешаны с минусами весьма причудливо.

Общий доступ в старых версиях Excel

Формально, одновременное редактирование одного файла сразу несколькими пользователями существовало в Excel еще с 1997 года. Книгу нужно было положить в общую сетевую папку, а затем выбрать в меню или на вкладке Рецензирование команду Общий доступ (Review - Share Workbook) и включить единственную галочку в открывшемся окне:

Общий доступ в старых версиях Excel

В реальности практически никто этой функцией не пользовался, т.к. реализована она была откровенно слабо:

  • Уже при 3-4 одновременных подключениях к файлу Excel начинал нещадно глючить, вылетать с ошибками, терять связь с исходным файлом (и всю вашу работу за последние N минут) и т.д. 
  • При одновременном изменении одних и тех же ячеек разными пользователями должно было отображаться окно разрешения конфликтов, но, по факту, это случалось далеко не всегда. 
  • Изменения, внесенные другими пользователями, становились видны только после того, как эти пользователи сохраняли файл, т.е. никакого realtime editing не было даже близко. 
  • В таком режиме совместного редактирования очень много ценных функций и инструментов Excel становились недоступны. Например, нельзя было воспользоваться фильтром или сортировкой, построить сводную таблицу или диаграмму, раскрасить ячейки условным форматированием и т.д.

В общем и целом, эта штука была в Excel больше "для галочки" и реальной пользы не приносила.

Совместное редактирование в Excel 2016

С недавними обновлениями в Excel 2016 картина поменялась. Теперь для одновременной работы вы должны сохранить файл в облачное хранилище (OneDrive или SharePoint) и пригласить других пользователей с помощью кнопки Поделиться (Share) в правом верхнем углу окна:

Кнопка Поделиться

Можно выбрать нужных людей прямо из адресной книги или создать короткую прямую ссылку на документ, нажав на соответствующую команду в правом нижнем углу:

Получить ссылку

Возможен на выбор режим и полного редактирования и только чтения. Полученную ссылку можно тут же скопировать в буфер и отправить коллегам для совместной работы:

Разные ссылки

По полученной ссылке другие пользователи смогут войти в общий документ и редактировать его одновременно с вами. Вы в реальном времени (задержка 1-2 секунды по ощущениям) сможете видеть кто и в каком месте листа сейчас работает - активные ячейки других пользователей наглядно помечаются цветом и всплывающими подсказками:

Совместное редактирование в Excel 2016

Всех участников редактирования также можно увидеть на иконках в правом верхнем углу окна:

Иконки пользователей

И что совсем хорошо - никаких особых ограничений на применение инструментов Excel теперь в этом режиме совместного редактирования нет. Можете смело строить сводные таблицы, диаграммы, фильтровать или сортировать ваши данные и т.д. Единственное условие - файл должен быть в новом формате (xlsx, xlsm, xlsb, а не старый xls) и в книге не должно быть включенной защиты листов или ячеек.

В общем, реализовано все на порядок лучше, чем было в старых версиях.

Автосохранение: плюсы и минусы

Платой за быстроту обновления картинки на экране при совместной работе стало Автосохранение. Эта функция, будучи включенной, автоматически сохраняет ваш текущий файл после каждого действия, отправляя остальным участникам внесенные вами изменения. 

С одной стороны, это хорошо, ибо "на лету" синхронизирует все коллективные правки и отображает действия других пользователей в общей книге почти в реальном времени. Также эта функция позволяет легко откатиться к прошлым версиям книги, т.к. они автоматически сохраняются. С помощью команды Просмотреть все версии в строке заголовка:

Откат к старым версиям

... можно отобразить панель со всеми доступными предыдущими версиями файла и открыть любую из них:

Просмотр старых версий

С другой стороны, минусы у Автосохранения тоже есть:

  • Далеко не всегда нужно сохранять изменения, которые вы вносите в книгу. Представьте себе, например, что вы открыли файл, чтобы проверить какую-то идею или вероятный сценарий. Внесли изменения, посмотрели на пересчитанный результат и потом просто хотите закрыть файл без сохранения, оставив его в исходном состоянии - с включенным Автосохранением такое уже невозможно. В такой ситуации теперь нужно сразу после открытия файла не забыть отключить Автосохранение, иначе все внесенные "на пробу" изменения останутся в документе навсегда.
  • Автосохранение всегда по-умолчанию включено для всех файлов в облачных хранилищах и его статус ("вкл" или "выкл") запоминается внутри каждого файла. Если оно мешает, то его придется отключать для каждого файла отдельно. Глобального переключателя, включающего или выключающего Автосохранение сразу для всего Excel нет (точнее, придется лезть в реестр Windows, что не каждому под силу)
  • Из вкладки Файл пропали команды Сохранить и Сохранить как - теперь их заменяет Сохранить копию (Save a Copy):

    Пропали команды Сохранить и Сохранить как

    Вот это совсем жестко и, подозреваю, напугает многих пользователей с непривычки. Предупреждать надо!

Как отключить Автосохранение в Excel

Если вы не работаете в команде и новый режим совместного редактирования вам совершенно точно не нужен, а Автосохранение, наоборот, сильно мешает, то отключить его можно только путем редактирования реестра Windows. 

Предупреждение: реестр - это, своего рода, база данных со всеми внутренними настройками Windows и установленных программ. Редактирование реестра - это как нейрохирургия: разрезал на сантиметр правее, чем нужно - и человек вместо выздоровления оглох (Excel перестал запускаться и т.п.). Если вы никогда раньше не редактировали реестр, то лучше обратитесь к знакомым айтишникам. Кроме того, большинству корпоративных пользователей таких прав не дают по определению, поэтому придется обращаться к системным администраторам.

Если, все же, решились сделать все сами, то жмем на клавиатуре одновременно клавиши Win (с флагом) и R, в открывшееся окно пишем regedit и жмем ОК:

редактор реестра

Затем на дереве в левой панели находим нужную ветку (папку) реестра:

HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Excel\

Ветка реестра

Теперь щелкаем правой кнопкой мыши в правую панель окна и выбираем Создать (New) - Параметр типа DWORD:

Создаем параметр DWORD

Затем вводим имя параметра DontAutoSave и, открыв его двойным щелчком, его значение - 1:

Значение параметра

Все, можно выдохнуть, закрыть редактор реестра и, для надежности, перезагрузиться. Автосохранение должно отключиться для всего Excel.

Ссылки по теме



30.10.2017 15:12:29
Мощно :o. Спасибо большое!
31.10.2017 00:58:13
Установил 2016, обновил, регнулся в OneDrive, залил туда файл, сделал ссылку-приглашение
Не появляется автосохранение. Что не так? Куда смотреть?
10.11.2017 11:32:20
Вы забыли упомянуть что нужна подписка на Office 365.
15.12.2017 16:07:56
При каждой попытке сохранить файл в облаке Ексель пишет что не удалось открыть https://d/docs.net/... и аварийно завершает работу.
Хотя вход в учетную запись выполнен. Что мне делать?
09.08.2018 10:36:58
Очень неудобно стало, что в сетевой папке нельзя открыть общий доступ, а только через облако, потом еще со всеми делиться. А если в организации куча народу и каждому в некоторый момент времени надо внести изменения. И файл должен лежать в строго определенном месте, согласно общему правилу расположению папок, а не где-то непонятно где у кого-то в облаке. Человек уволился, облако очистил и все, ни у кого больше нет ни файла, ни доступа к нему.
Наверх