Доброе время суток
Поскольку у вас сводная "плоская", то вариант на Power Query с вычисляемыми столбцами в результате. Чтобы обновить на таблице листа "Сводка" в контекстном меню - Обновить.
Успехов.

Андрей VG, огромное спасибо! Буду разбираться с новой функцией. Очень помогли!

Листов с "ТАКИМИ" таблицами может быть 5-10, а если ещё и по отдельности каждую таблицу на лист выносить, то в листах потеряешься. Файлы плодить нет желания. Да и так вполне удобно работать.

Что именно переделать?
Если это бы работало, и сводная с таблицей заявок взаимообновлялась без потери или смещения данных по количеству заявленных позиций, то пусть эти данны будут в отдельных таблицах, не вижу в этом проблемы.

Пока тестировал, вроде всё работает, но Вы утверждаете что можно чего то не досмотреть? И избежать этого можно только с помощью Full Outer Join? Хотя для меня это всё тёмный лес...)

Что касаемо логики, она проста. Требуется создать таблицу, которая будет брать информацию об элементе из сводной (или напрямую из исходной), и в которой можно будет отслеживать заявлено ли всё количество элементов, или, после обновления сводной, где то количество стало недостаточным, и надо дозаявлять. Файл будет лежать на сервере, все графы таблицы будут заблокированы для редактирования, за исключением графы заявлено, чтобы любой пользователь мог внести данные о количестве заявленных позиций.

 Так же попробовал открыть Ваш пример на рабочем месте и у меня ничего не получилось, в том смысле что Excel не понимает данное содержимое, или я чего то не понимаю? На одном ПК где Excel 2016 установлен всё работает, а вот где Excel 2007 ничего не происходит...) На оф. сайте прочитал что Microsoft Power Query для Excel поддерживается только с 2010 версии, если это так, то данное решение у меня не получится реализовать.
Решение должно реализоваться на версии Excel 2007...

Андрей VG, благодарю. Буду пробовать

Ну в общем смысл понятен.) Жаль конечно что напрямую в сводную нельзя добавить столбец с своими данными.)

Всё достаточно просто, есть заказ, на него я собираю исходную таблицу (по системам, так мне удобно работать, а шапка там больше для "галочки" таблица рабочая, в ней автоматизирован способ заполнения через выпадающие списки), затем формирую сводную, чтобы оценить общее количество соответствующих труб, фитингов и КИПиА, и даю эту сводную таблицу другому человеку, он на основании её производит закупку.
Графа "Заяв.", означает, сколько было закуплено. При первом составлении общее исходное количество и количество закупленного совпадают, так как закупка составлялась по сводной. Но затем у меня произошли некоторые изменения, я меняю количество труб или фитингов, добавляю новые и обновляю сводную... Получилась новая таблица для закупки, но надо закупить теперь не всё, а только то, чего не хватает до нужного количества, для этого приходится брать первый раз распечатанную сводную и сравнивать с новым вариантом, и считать разницу вручную... Таких изменений может быть много, вплоть до того, что берешь 20 накладных, вручную считаешь сколько и чего было закуплено и сравниваешь это с последним вариантом сводной... И такие изменения постоянны... нужна графа, в которую можно было бы внести данные о количестве закупленного....
Например посчиталось в сводной что нужно купить 27 метров труб определенного типоразмера, человек который будет закупать их, зашел на сервер, открыл файл и занёс в нужную графу что купил 27 метров, в третьей графе посчиталось что 27-27=0, т.е. докупать ничего не требуется. Затем произошли изменения в проекте или ещё в чём то и в сводной уже нужно купить не 27, а 43 метра этих же труб. И человек зашел на сервер и увидел что теперь 43-27=16, и ему нужно ещё купить 16 метров труб.

До сих пор мне не удалось добиться требуемого результата...

Доброе время суток
Допилил вариант на Power Query на самосоединении. Теперь столбец "заявка" вводимый вручную, столбец "вычислить" вычисляемый, столбцы group, sum - результат сводной таблицы на листе "База". Вроде всё работает как надо.
Успехов.