напишите тех.задание:
что откуда куда ХОТИТЕ (Т.К. НАДО!) вытянуть... НЕ описывайте промежуточные поля (которые вы уже сделали)... т.к. последовательность (работы без Поискпоз) будет другая (хотя логика схожая), опишите с нуля Что есть - Что надо (желательно кратко - вам самому будет легче понять что делать, если вы опишите, что вы хотите сделать)... нам пояснения уж точно не нужны... в автоматизации важны Шаги  
с начала (всё остальное забудьте):
Каковы входные данные без мусора (чистые)
Во что их надо превратить и КАК... Где итоговая таблица (которая, действительно, нужна - нужна сводная или обычная умная?) - в какой из книг его (итог) будете делать или отдельной книгой?..
Какие поля Ключевые для связи одной таблицы с другой и Какую с какой хотите связать? и КАК?
(вспомогательные поля забудьте, принцип БД - в вытягивании по Ключам)
P.S.
на SQL'е Поискпоз выполняется правильно составленными JOIN'ами - если есть все ключевые поля... (тогда и доп столбцы не нужны)... пример конструкции с JOIN в #43... смотрите примеры, пробуйте, когда почуствуете язык - легче будет спросить и понять ответ... если вы хотите начать знакомиться с новой темой... просто без лексики с вами сложно будет объясняться...
p.p.s. по PP, полагаю, так же...
хотя лично мне ещё не понятно, неужели без него никак... что в вашем случае вы хотите сделать с его помощью из того, что нельзя сделать SQL-запросом... ведь PP встроен только с 2016-го офиса... да и его вы не прогуглили, видимо, - иначе заметили бы, что "файлы с PP разных версий xl не всегда читаются на др версиях xl"... вы уверены, что он вам нужен?
если работа с файлами, а не с серверной БД - можно выиграть по скорости и просто написанием макросов на словарях?...
p.p.p.s. много инфо о нюансах работы с БД было рассмотрено на той ветке, куда оставила линк... тема баз данных, действительно, непростая... всё не уложить в одну ветку...
пока же звучит, как желание, чтобы сделали за вас... имхо
p.p.p.p.s назване темы - плохое! вариантов может быть куча и большая тележка... конкретный вопрос по xl нужен! - что не получается?.. не обессудьте - я вам лирики могу написать столько же (только времени не много), как вы, пока вы не определитесь с Умением Формулировать Свои (личные) Задачи и просить Помощь Предметно и Конкретно Определённо, а не теряться в своих файлах и терять там нас   ...

никак (не видела реальных данных, просто поставила в известность, что по скорости может быть быстрее, - нюансы времени на подключение где-то там по линку уже озвучены были, или на форуме точно)... но смотря какие данные и смотря какой макрос - возможно не один, - ищите макросы на словарях, адаптируйте под свою структуру своих ключевых полей... никак, потому что
не считаю,  что в этом суть... писала выше, главное Ключевые поля... а # документа - не считаю главным...
Jack Famous это для меня не повод переписывать вам всё, что уже есть, и выполнять работу за вас... если вы не знаете, как вы хотите и что вы делаете...
поскольку согласна с Игорем (про SQL писала в принципе, для Access ещё логичнее)... а разработка полноценной БД по такому разнообразию документов - это полноценный проект (который не вписывается в понятие Вопрос по xl)... имхо

делал когда то похожее на работе.
в каждом файле оператора скрытые листи-справочники. обновление изтфайлов-источников макросом при открытии книги плюс возможность обновить отдельный справочник кнопкой.
сначала использовал sql, потом, когда дело дошло до полумиллиона строк в файле-источнике - перешёл на массивы - вышло почти в два раза быстрее.
с аксессом не хотел связываться тогда)

Доброе утро, планетяне! Возник ещё один вопрос по теме… Подскажите пожалуйста, вот умею я в 1 книге это всё настроить через формулы - а если разбросать по разным файлам и настроить связь между ними через ссылки…то есть формула ИНДЕКС+ПОИСКПОЗ и иже с ними будут ссылаться на другую(ие) книгу(и). Способен ли такой "примитивный" метод ускорить работу с каждой книгой в отдельности и, какие нюансы в таком подходе?…

JeyCi, это вопрос не по удобству - при разбиении оно только выиграет, т.к. на разные книги можно разные пароли для разных операторов поставить (хоть и примитивно, но раздельный доступ). Вопрос, скорее по бытродействию - при прочих равных, ускоряется ли работа с конкретной книгой, когда зависимые значения подтягиваются из других книг, а не в рамках 1 книги. С одной стороны, пересчёт будет производиться только между актуальными связями открытой книги (то есть с 2-4 другими книгами книгами, а не связи, что есть). С другой стороны, интуинтивно кажется, что связь внутри книги и между 2 книгами отличается в сторону первого (быстрее). Но вы правы - наверное слишком много переменных для ответа…