Приведите полный пример группировки для одного региона, а то не совсем понятно.  
Кстати, по команде Данные - Группировка - Создать структуру, уже кое-что получается.

В итоге должно получится примерно так...(прикрепила файл)... но только    
при раскрытии региона "Москва" выпадают также "магазин" , "товар" и "кол-во", а должно только "ПРОДАВЕЦ";  
при раскрытии "Иванов" должен выпадать только "магазин"....

да, именно. как сделали?)

ну не совсем ручками и не макросом но идея примерно такая  
1-ое заполняем вниз названиями групп по "опорному столбцу" там где кол-во  
 
 
       Dim j As Integer = Properties.ColumnNumber  
       If Column <> Properties.ColumnLast Then j = Column + 1  
 
       Dim _old As String = ""  
       Dim _new As String = ""  
 
       Try  
           With _WorkSheet  
 
               Do While i <= RowEndNumber  
                   _new = .Cells(i, Column).text  
 
                   If _new <> "" Then _old = _new  
                   If _new = "" AndAlso _old <> "" AndAlso .Cells(i, j).text <> "" Then  
                       .Cells(i, Column) = _old  
                   End If  
                   i += 1  
               Loop  
           End With  
 
       Catch ex As UnableToContinue  
       Catch ex As Exception  
       Finally  
       End Try  
 
и все это повторяем в цикле по столбцам начиная от D  к A  
 
Группировку потом уже делать элементарно

Пробуйте, 2 кнопки

в маленьком файле работает, класс!!! в моем рабочем, где более 24 тыс строк, висит уже мин 25(((. Так может? или может макрос не так скопировала?

Только я бы чтобы не прихватывались лишние строки внизу ограничил диапазон:  
For Each c1 In Intersect(Columns(i).SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Cells, ActiveSheet.UsedRange)

i need help,  
судя по тому, что в вашей структуре уровни располагаются так:  
"регион-продавец-магазин-товар-количество", "продавец" - это вовсе не тот, кто продаёт товар в магазине, а тот, кто продаёт магазин в регионе ...  
:-)  
тогда понятно, почему сметана считается по пол-тонны... Это, наверное, целая цистерна?

Alex_ST, совершенно верно, продавец в данном случае менеджер региона,только он продает не "магазин в регионе", а товар, в приклепленном за ним магазине))))...  
вы проницательны ;)  
про сметану не наю, ни разу не видела 500 кг сметаны)))

и поправьте плиз еще столбцы, у меня названия столбцов начинаются с 4-ой строчки)

i need help,  
добавьте Range("1:4").RemoveSubtotal  
перед  
End Sub

Оптимизированный код, весь модуль.  
Время работы 3:55 на 25921 строках. Excel 2007, 2.8 ГГц  
 
Option Explicit  
Const SCND As Double = 1 / 24 / 3600  
 
Sub GroupMulti()  
Dim a As Range, c1 As Range, c2 As Range, i As Integer, t As Double, t0 As Date  
Application.ScreenUpdating = False  
t0 = Now  
t = t0  
For i = 4 To 1 Step -1  
   For Each a In Columns(i).SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Areas  
       If Now - t > SCND Then  
           t = Now  
           Application.StatusBar = "Уровень: " & i & " строка: " & a.Row  
       End If  
       Set c2 = Nothing  
       For Each c1 In a.Cells  
           If Range(Cells(c1.Row, 1), c1).Text = "" Then  
               If c2 Is Nothing Then Set c2 = c1 Else Set c2 = Union(c2, c1)  
           End If  
       Next  
       If Not c2 Is Nothing Then c2.Rows.Group  
   Next  
   ActiveSheet.Outline.ShowLevels RowLevels:=1  
Next  
Application.ScreenUpdating = True  
Application.StatusBar = False  
MsgBox "Время работы " & Format(Now - t0, "hh:mm:ss")  
End Sub  
 
Sub RemoveGrouping()  
   Cells.RemoveSubtotal  
End Sub

у меня 12,21 мин, и вижу что не с 4-ой строчки группирует.  
Казанский, напишите плиз, что подправить.  
 
PS. у меня столбцов больше, чем в примере, у меня месяца за три года собраны, поэтому может дольше по времени.

нет, ни в коем случае),я с удовольствием читаю и воспринимаю Ваши советы, просто я с макросами знакома 2 дня, и мне нужен весь сразу, я боюсь напортачить.    
+ хотелось бы добавить кнопки на лист...