Вам, имхо, надо немного с другого начать.  
1. Определить полный список нжных данных по сотруднику, который вы будете заносить в базу. Желательно при этом разбивать список на как можно более мелкие части, например, вместо поля ФИО, лучше чтобы было отдельно Фамилия, Имя, Отчество, вместо паспорт (внутри которого серия, номер и т.д.) - ПаспортСерия, ПаспортНомер, ПаспортКемВыдан, ПаспортКогдаВыдан и т.д.  
2. Потом определяете, какие данные (поля) обязательны для заполнения, чтобы человек в базу попал, а какие опциональные (например Фамилия, Имя, отчество должны быть обязательно, а данные по какому-либо документу могут быть, а могут не быть.  
3. В зависимости от определенных "необходимых" и "опциональных" полей конструируете форму, в которой и определяете - вот пока эти поля не заполнены - запись в бд не делать, выдавать предупреждения, ругаться на пользователя по матери и т.д....  
4. Рисуете таблицу в которой будут содержаться введенные данные (основную таблицу вашей бд) с именами столбцов, совпадающие с полями и никаких объединенных ячеек и т.д.  
5. Рисуете отчеты, которые хотите с этой бд получить - там уж резвитесь как хотите, цвет, отступы, ячейка размером в 5 столбцов - как хотите и связываете (формулами или макросом) отчетные формы  с основной таблицей бд  
 
Как-то так.  
З.Ы.  
Объединенные ячейки - ВСЕЛЕНСКОЕ ЗЛО!

Почти то, что нужно, возможно только как это посмотреть.  
Да и хотелось бы своими лапками поковырять и мозгами пошевелить, а заодно чуть-чуть продвинуться в освоении EXCEL. Задачи применять в комерческих целях вовсе не стоит, а просто для создания удобств.  
В приложенном файле уже есть форма, только она не полная