Сформулирую задачу в общем виде. Иначе никак, поскольку у меня нет разрешения на  описывание подробностей базы. Я знаю, что если бы это разрешение было, я смог бы на пальцах в деталях объяснить что это за база и для чего (мне) нужна. И тогда профи по БД, склепал бы мне всё быстро и в лучшем виде. Но в этом и загвоздка. Я не могу вдаваться в подробности. А без понимания подробностей человеку со стороны трудно понять  что нужно. Замкнутый круг… Поэтому сейчас сам выцепляю алгоритмы и и схемы решения по кусочкам, пробую соединить вместе.  
 
На этом сайте уже много интересных простых, доступных понятных схем, приёмов и алгоритмов… Но это по Экселю, если смог бы найти подобное по Access былоб шикарно. Просто сейчас не вижу смысла изучать весь навороченный функционал фотошопа, если нужно всего-то нарисовать один раз ячейки таблицы в паинте и растиражировать их. Я хорошо запоминаю, что подобная задача реализована там-то и там-то, но не могу запомнить как именно, поэтому снова и снова ищу эту реализованную задачу и смотрю как и что там сделано, затем копирую идею применительно к своей текущей задаче. На большой объём данных у меня просто запоминалки мозговой не хватит, иначе б мне эта база и не нужна была бы вовсе.  
 
Попробую описать свою базу в том виде, в котором сейчас её себе представляю. Может кто сразу увидит принципиальные ошибки в структуре:  
 
Сама база – множество однотипных файлов-шаблонов (Приложенный файл «Шаблон-форма»).  Имена файлов  это(=) значения ячеек под названиями столбцов «Критерий 1», «Критерий 2» и т.д. до «Критерий8». Имена дирректорий в которых хранятся файлы: «Критерий1» и.д.  
То есть, например в дирректориии С:\ Критерий 1 хранятся все файлы-шаблоны и с именами-значениями (к примеру от С:\ Критерий 1\20.xls   до   С:\ Критерий 1\123420.xls)  
В «С:\ Критерий 2\» хранятся те же самые шаблоны но отсортированные по критерию 2.    
 
То есть это такая большая, занимающая много места на диске-сервере, повторяющаяся структура – образы одних и тех же значений, но под «разными углами обзора» (отфильтрованные по разным критериям).  Предположительно, это нужно для того, чтобы сразу без фильтрации и длительных расчётов выцеплять заданную форму по нужному «адресу-имени файла».  
 
Значения в базу заносятся из  Листа1 «управляющей формы - шаблона», причём  во все «дирректории-Критерии» сразу. То есть, внёс одно значение и сразу это «значение-Наименование» записывается во все подходящие для него «дирректории Критерии».    
На удаление значений упор не ставится. Вполне терпимо, если образуется «Интернет-помойка» (Яндекс-«Найдётся всё»). Лучше докуплю место для хранения, чем экономить на объёме базы.  
 
Выгрузка данных происходит через Форму представления результатов.  Выгружаю данные, смотрю, провожу анализ, представляющее интерес  записываю в избранное… но это уже детали…