Вот это вообще замечательно )) большое спасибо

кстати возник еще такой вопрос:  
если после того как я заполню свои поля и сохраню документ под другим именем (через "сохранить как...") макрос в новом документе будет работать?

спасибо ))  
буду разбираться

как скрывать макросом строки ненужные я впринципе в инете нашла...  
ориентироваться по столбцам 3-5 там будет всегда одинаковое кол-во записей - это фамилия, имя, отчество  
то что дата будет меняться меня не очень устраивает ((  но в принципе это не так важно так как эта дата нужна только 1 раз, потом она будет скрыта...  
 
в примере:    
лист "этап 1" заполнены поля которые заполняю я    
лист "этап 2" оператор заполняет другие поля  
лист "так должно быть" то что должно появиться на выходе  
лист "скрытые поля" тоже самое, но скрыты ненужные поля

я застряла на том как сделать так чтобы формулы автоматом заполняли столбики на всю длину ряда данных.  
под конкретную длину я могу сделать, но длина будет каждый раз разная

главная проблема это чтобы значения заполнялись до конца значений в столбцах фамилия, имя, отчество...

Такая проблема.  
Есть файл в нем таблица в 44 столбца.    
Столбцы 3-10 копируются из другого файла  
столбец 1 - дата редактирования каждой строки  
столбец 2 - порядковый номер  
столбцы 11-15, 17, 19, 21, 23, 41, 42, 44 заполняются оператором вручную  
столбцы 16, 18, 20, 22, 24-40, 44 должны заполняться по формулам после нажатия сочетания клавиш или по нажатию кнопки.  
длина списака каждый раз разная. как сделать чтобы таблица заполнялась на всю длину массива?    
после внесения данных надо скрыть лишние столбцы и строки.  
строки: 1,2,5  
столбцы: 1,2,7-10  
причем вычисления должны начатся только с 6й строки, так как строки 1-5 это заголовки с различным форматированием.  
после обработки списка его надо напечатать по нажатию другого сочетания или другой кнопки.    
нужно вывести на печать часть столбцов: 2-7 + данные из скрытой ранее строки с заголовком  
и еще такой вопрос: макрос переносится в другую книгу если файл "!образец" сохранить как... с другим названием?    
нужно чтобы макрос выполнялся в каждой книге с каждым отдельным списком. файл-образец должен быть только у меня.