по порядку отвечаю по вопросам:
1. зачем в ворд?  - контора государева - строгие инструкции по форматам, шрифтам, полям, номерам страниц - типа таймс 14 -  1,5 интервал  нумерация со второй страницы поля 1,1,1, 3 и виза исполнителя.
2. совещания постоянные - к примеру 50 человек вопросы теплоснабжения города N  или 1000 чел по обеспечению ямалоненцкого округа красной икрой и саляркой на    зиму путем импотозамещения и развития собственного производства из жира белых медведей.
3. проблема не стояла бы так остро, если после приглашения каждый из участников заполнял типовую форму (как в налоговой), но каждый мнит себя пупом земли и норовить вые.. житься и присылает документы которые потом  либо ручками либо сканером переводишь в то, что ексель уже съест в автоматическом режиме.
попробую помучить свод - отпишусь что выйдет

я делаю сейчас 350 участников и у меня ушло только  1,5 дня занести все данные, которые присылают "ГОСТИ" - этих нехороших людей даже участниками тяжело  назвать, поскольку только 10% воспользовались моим ПРЕДЛОЖЕНИЕМ заполнить таблицу которую я им направил и вернуть ее мне, чтобы я мог сделать даже просто банальное копирование в общую таблицу и сортировку. - в основном по этой причине и возникла идея как то автоматизировать процесс
т.е. постепенно наполнять базу данных потом когда значения совпадают их выдергивать в свод
повторюсь  - я пользователь EXEL пока начального  это даже уровнем нельзя обозвать ))
но покопавшись на сайте и путем проб и ошибок думаю алгоритм можно сделать - я думал возможно кто-то аналогичные задачи делал    

т.е. как это будет выглядеть?
идея с колонкой понятна
как будет работать фильтр непонятно  
пример моих действий сейчас -
пришли ко мне списки -
у меня получилось (вручную) 2000 человек,  из них 1500  уже была (есть данные по старым совещаниям)  500 новых а 500 надо выкинуть (они уволились)
соответственно на выходе мне нужно получить свод в алфавитном порядке
мои действия:
1. в листах добавляю новых людей  - вручную     от этого не уйти!!!
2. напротив получившихся ставлю "+/ -"  - вручную
3. включаю фильтр  на " +/- "
4. копирую оставшиеся "+" в сводную таблицу
5. форматирую значения в своде по  ФАМИЛИЯ ! имя ! отчество ! Должность ! "регион" ! Примечания !
6. делаю сортировку по ФАМИЛИИ в алфавитном порядке.
7. Перевожу все это барахло в WORD  поскольку другие форматы охрана не принимает

 

Я не обладаю глубокими познаниями и возможно задача мало кого заинтересует но вот:
1. описание регулярно проходят (я формирую список участников) совещания и каждый раз необходимо  подавать список на службу безопасности и отмечать на ресепшене гостей, если бы это было моей прямой обязанностью я бы не возмущался - но кризис и нет денег купить прогу или посадить на это девочку (это лирика)

2. Задача результат - спискок в формате  ФАМИЛИЯ Имя Отчество  Должность и прим. (в алфафитном порядке )
3. исходные данные  - таблицы в ворде пдф екселе в текстах писем а аброкадабре
4. особенность - в принципе есть часть повторяющихся участников и порой достаточно просто скопировать данные из старых  отформатированных списков но добавляются и новые люди.
5. мои проблемы - как сделать объединение в сводную таблицу данных из нескольких листов по условию, к примеру
по какому-то   министерству постепенно накапливается база (1,2,3 совещания) в итоге если иван иваныч участвует ставим "+" и он автоматом попадает в сводную таблицу если нет "-"
Заранее спасибо!

PS
в принципе через недельку я разберусь как все это свести и пример обновлю но - как обычно времени нет очередное совещание в четверг )
да exel 2007