Список файлов в папке
Иногда бывает необходимо заполучить на лист Excel список файлов в заданной папке и ее подпапках. В моей практике такое встречалось неоднократно, например:
- перечислить в приложении к договору на проведение тренинга список файлов из раздаточных материалов для особо щепетильных юристов в некоторых компаниях
- создать список файлов для ТЗ проекта
- сравнить содержимое папок (оригинал и бэкап, например)
Для реализации подобной задачи можно использовать несколько способов.
Способ 1. Скелет из шкафа - функция ФАЙЛЫ
Этот способ использует древнюю функцию ФАЙЛЫ (FILES), оставшуюся в Microsoft Excel с далеких девяностых. Вы не найдете эту функцию в общем списке функций, но для совместимости, она всё ещё остаётся внутри движка Excel, и мы вполне можем её использовать.
Механизм таков:
1. В любую ячейку листа (например, в А1) введём путь к папке, список файлов из которой мы хотим получить.
Обратите внимание, что путь должен оканчиваться шаблоном со звездочками:
- *.* - любые файлы
- *.xlsx - книги Excel (только с расширением xlsx)
- *.xl* - любые файлы Excel
- *отчет* - файлы, содержащие слово отчет в названии
и т.д.
2. Создадим именованный диапазон с помощью вкладки Формулы - далее кнопка Диспетчер имен - Создать (Formulas - Names Manger - Create). В открывшемся окне введем любое имя без пробелов (например Мои_файлы) и в поле диапазона выражение:
=ФАЙЛЫ(Лист1!$A$1)
После нажатия на ОК будет создан именованный диапазон с именем Мои_файлы, где хранится список всех файлов из указанной в А1 папки. Останется их оттуда только извлечь.
3. Чтобы извлечь имена отдельных файлов из созданной переменной, используем функцию ИНДЕКС (INDEX), которая в Excel вытаскивает данные из массива по их номеру:
Если лениво делать отдельный столбец с нумерацией, то можно воспользоваться костылем в виде функции СТРОКИ (ROWS), которая будет подсчитывать количество заполненных строк с начала списка автоматически:
=ИНДЕКС(Мои_файлы; ЧСТРОК($B$3:B3))
Ну, и скрыть ошибки #ССЫЛКА! в конце списка (если вы протягиваете формулу с запасом) можно стандартной функцией ЕСЛИОШИБКА (IFERROR):
=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС(Мои_файлы; ЧСТРОК($B$3:B3)); "")
Важное примечание: формально функция ФАЙЛЫ относится к макро-функциям, поэтому необходимо будет сохранить ваш файл в формате с поддержкой макросов (xlsm или xlsb).Способ 2. Готовый макрос для ленивых
Если вы знакомы с макросами (не в смысле их программирования, а в смысле копипастинга готовых кодов на VBA), то вам, возможно, отлично зайдёт небольшой макрос, добавляющий в текущую книгу новый пустой лист и выводящий на него список всех файлов с их параметрами из заданной пользователем папки.
Для добавления макроса в вашу книгу нажмите сочетание клавиш Alt+F11, или кнопку Visual Basic на вкладке Разработчик (Developer), в открывшемся окне редактора Visual Basic вставьте новый модуль через меню Insert - Module и скопируйте туда текст этого макроса:
Sub FileList()
Dim V As String
Dim BrowseFolder As String
'открываем диалоговое окно выбора папки
With Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
.Title = "Выберите папку или диск"
.Show
On Error Resume Next
Err.Clear
V = .SelectedItems(1)
If Err.Number <> 0 Then
MsgBox "Вы ничего не выбрали!"
Exit Sub
End If
End With
BrowseFolder = CStr(V)
'добавляем лист и выводим на него шапку таблицы
ActiveWorkbook.Sheets.Add
With Range("A1:E1")
.Font.Bold = True
.Font.Size = 12
End With
Range("A1").Value = "Имя файла"
Range("B1").Value = "Путь"
Range("C1").Value = "Размер"
Range("D1").Value = "Дата создания"
Range("E1").Value = "Дата изменения"
'вызываем процедуру вывода списка файлов
'измените True на False, если не нужно выводить файлы из вложенных папок
ListFilesInFolder BrowseFolder, True
End Sub
Private Sub ListFilesInFolder(ByVal SourceFolderName As String, ByVal IncludeSubfolders As Boolean)
Dim FSO As Object
Dim SourceFolder As Object
Dim SubFolder As Object
Dim FileItem As Object
Dim r As Long
Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
Set SourceFolder = FSO.getfolder(SourceFolderName)
r = Range("A65536").End(xlUp).Row + 1 'находим первую пустую строку
'выводим данные по файлу
For Each FileItem In SourceFolder.Files
Cells(r, 1).Formula = FileItem.Name
Cells(r, 2).Formula = FileItem.Path
Cells(r, 3).Formula = FileItem.Size
Cells(r, 4).Formula = FileItem.DateCreated
Cells(r, 5).Formula = FileItem.DateLastModified
r = r + 1
X = SourceFolder.Path
Next FileItem
'вызываем процедуру повторно для каждой вложенной папки
If IncludeSubfolders Then
For Each SubFolder In SourceFolder.SubFolders
ListFilesInFolder SubFolder.Path, True
Next SubFolder
End If
Columns("A:E").AutoFit
Set FileItem = Nothing
Set SourceFolder = Nothing
Set FSO = Nothing
End Sub
Для запуска макроса нажмите сочетание клавиш Alt+F8,или кнопку Макросы (Macros) на вкладке Разработчик (Developer), выберите наш макрос FileList и нажмите кнопку Выполнить (Run). В диалоговом окне выберите любую папку или диск и - вуаля!
Если захотите, чтобы вместо пути к файлу в столбце B выводилась живая гиперссылка, то замените 52-ю строку
Cells(r, 2).Formula = FileItem.Path
на
Cells(r, 2).Formula = "=HYPERLINK(""" & FileItem.Path & """)"
Способ 3. Мощь и красота - надстройка Power Query
Power Query - это очень мощная и при этом бесплатная надстройка для Excel от Microsoft, упрощающая множество задач по загрузке и трансформации данных. В нашей ситуации она тоже может здорово помочь.
Если у вас Excel 2016 или новее, то Power Query уже встроена в Excel по умолчанию, поэтому просто на вкладке Данные выберите команду Создать запрос / Получить данные - Из файла - Из папки (Create Query / Get Data - From file - From folder). Если у вас Excel 2010-2013, то Power Query нужно будет скачать с сайта Microsoft и установить как отдельную надстройку и она появится у вас в Excel в виде отдельной вкладки Power Query. На ней будет аналогичная кнопка Из файла - Из папки (From file - From folder).
В открывшемся окне нужно будет указать папку, содержимое которой мы хотим получить. После нажатия на ОК Power Query обшарит указанную папку и все вложенные подпапки и выдаст на экран окно с предварительным просмотром результатов:
Если внешний вид списка вас устраивает, то можно смело жать внизу кнопку Загрузить (Load), чтобы залить эти данные на новый лист. Если же хочется дополнительно обработать список (удалить лишние столбцы, отобрать только нужные файлы и т.п.), то нужно выбрать команду Изменить / Преобразовать данные (Edit / Transform Data).
Поверх окна Excel откроется окно редактора Power Query, где мы увидим список всех наших файлов в виде таблицы:
Дальше возможны несколько вариантов:
- Если нужны только файлы определенного типа, то их можно легко отобрать с помощью фильтра по столбцу Extension:
- Аналогичным образом фильтрами по столбцам Date accessed, Date modified или Date created можно отобрать файлы за нужный период (например, созданные только за последний месяц и т.п.):
- Если нужно получить данные не из всех папок, то фильтруем по столбцу Folder Path, чтобы оставить только те строки, где путь содержит/не содержит нужные имена папок:
- Там же можно выполнить сортировку файлов по любому столбцу, если требуется.
После того, как необходимые файлы отобраны, можно смело удалить ненужные столбцы, щелкнув по заголовку столбца правой кнопкой мыши и выбрав команду Удалить (Remove column). Это, кстати, уже никак не повлияет на фильтрацию или сортировку нашего списка:
Если в будущем планируется подсчитывать количество файлов в каждой папке (например, для контроля поступивших заявок или подсчета статистики по заявкам), то имеет смысл дополнительно сделать ещё пару действий:
- Щелкните правой кнопкой мыши по столбцу Folder Path и выберите команду Дублировать столбец (Duplicate Column).
- Выделите скопированный столбец и на вкладке Преобразование (Transform) выберите Разделить столбец - По разделителю (Split Column - By delimiter)
Мы получим рядом с нашими данными еще несколько столбцов, где будут продублированы имена вложенных папок - это пригодится нам чуть позже для подсчета статистики с помощью сводной таблицы:
Получившиеся столбцы можно переименовать (Диск, Папка1, Папка2 и т.д.), просто щёлкнув дважды по заголовку каждого.
И, наконец, когда список готов, то его можно выгрузить на лист с помощью команды Главная - Закрыть и загрузить - Закрыть и загрузить в... (Home - Close & Load - Close & Load to...):
И, само-собой, теперь можно построить по нашей таблице сводную (вкладка Вставка - Сводная таблица), чтобы легко подсчитать количество файлов в каждой папке:
Дополнительным бонусом можно сделать еще один столбец с функцией ГИПЕРССЫЛКА (HYPERLINK), которая создаст красивые стрелочки-ссылки для моментального перехода к каждому файлу:
Мелочь, а приятно :)
И вдвойне приятно, что в будущем, при изменении содержимого исходной папки, достаточно будет просто щелкнуть мышью по нашей таблице и выбрать команду Обновить (Refresh) - и Power Query выполнит всю цепочку запрограммированных нами единожды действий уже автоматически, отобразив все изменения в составе папки.
Ссылки по теме
- Что такое макрос, куда вставлять код макроса на Visual Basic
- Создание резервных копий ценных файлов
- Что такое Power Query и что можно делать с её помощью
Подскажите что с этим можно сделать. Спасибо
Подскажите пожалуйста как добавить еще один столбец со свойством "Обозначение".
хотя бы как пишется это свойство?
Допустим есть Excel лист в котором указаны номеклатурные названия инструментов в столбе А, на каждый инструмент должно быть 2 сертификата = "калибровки" и "верификации", ссылка на каждый сертификат должна распологаться отдельно, допустим ссылка на калибровку в столбе В. а на верификацию в столбе С.
Вопрос: Как через макрос создать ссылки, чтобы excel самостоятельно находил сертификат по наименованию соответствующему в стобе А, в заданых папках, тогда как сертификаты разделены и расположены в двух разных папках "папка калибровка" и "папка верификация", формат сертификатов PDF.
X = SourceFolder.Path
Вроде переменная Х нигде дальше не используется?
И если эта срока необходима, то, как я понимаю, если используется Option Explicit, X надо объявлять как String?
Могли бы Вы помочь мне с этим вопросом? Как отредактировать код, что бы он работал под МАС ОS?
Заранее благодарен за помощь.
Вот нашел код для открытия бокса выбора файла на мак, но как это "прикрутить" к вашему макросу не знаю.
Function BrowseMac(mypath As String) As String
sMacScript = "set applescript's text item delimiters to "","" " & vbNewLine & _
"try " & vbNewLine & _
"set theFiles to (choose file " & _
"with prompt ""Please select a file or files"" default location alias """ & _
mypath & """ multiple selections allowed true) as string" & vbNewLine & _
"set applescript's text item delimiters to """" " & vbNewLine & _
"on error errStr number errorNumber" & vbNewLine & _
"return errorNumber " & vbNewLine & _
"end try " & vbNewLine & _
"return theFiles"
BrowseMac = MacScript(sMacScript)
End Function
Заранее, спасибо
Подскажите, пожалуйста, каким образом нужно изменить макрос, чтобы выводился список файлов определенного формата (например, "*.dwg")?
А не подскажете, можно ли сделать чтение файла?
Формируется в отдельной колонке список файлов.
Файлы текстовые, двух видов.
В одном случае надо записать в соседнюю ячейку число которое записано в файле.
Во втором случае, из другого файла, записать кол-во строк.
Реально?
Спасибо.
Макрос отлично работает. Но возникла следующая ситуация. Выгружаемый список файлов большой, да и не нужен он, необходимо его обработать в памяти. Как правильно прописать, что бы список имен файлов выгружался в массив?
Заранее спасибо!
Скажите пожалуйста, есть ли возможность не выводить в список скрытые файлы из папок?
Спасибо большое за макрос. Форумчане, сориентируйте пожалуйста, как прописать ссылку на постоянную папку, чтобы каждый раз её не выбирать?
P.S. Николай спасибо большое за полезный сайт! Вы бесспорно один из лучших. Рекомендую ваш ресурс всем кто хочет глубже познать Excel
Спасибо большое,
Руслан
И можно ли результат переместить в другой диапазон?
Выручайте ребята! макрос в целом отличный, но для моих целе нужно немного переделать.
Нужно чтоб все файлы находящиеся в каждой папке были в одной ячейке через разделитель ( | )
Например:
C:\images\04-2016\10\32g.jpg|C:\images\04-2016\10\33g.jpg|C:\images\04-2016\10\34g.jpg
Не перестаю удивляться.
Вы гений!
Сэкономили массу времени и сил.