Сравнение версий файлов с помощью Inquire в Excel

Представьте, что вы подготовили какой-либо расчёт в файле Excel (например, бюджет или отчет по продажам) и отправили его своим коллегам на согласование и правку.

Изначально он выглядел вот так:

Файл прошел по цепочке рецензентов и вернулся к вам уже вот в таком виде:

Возникает простой и закономерный вопрос - что именно и где тут изменилось?

С ходу видно, что внутри внесено несколько правок, но все их быстро идентифицировать и проконтролировать весьма непросто, тем более, что они могут быть неочевидными - например, изменение какой-то ячейки на этом листе может привести к пересчёту другой на соседнем и т.п. В общем, игра из серии "найди 10 отличий или премию не получишь" :)

Помочь в подобной ситуации может бесплатная надстройка от Microsoft с названием Inquire, появившаяся в Microsoft Excel, начиная с 2013 года. Чтобы её подключить, отобразите сначала вкладку Разработчик (Developer), щелкнув правой кнопкой мыши в любом месте ленты и выбрав команду Настройка ленты (Customize ribbon). Затем на вкладке Разработчик нажмите кнопку Надстройки COM (Developer - COM Add-ins) и включите соответствующий флажок:

Если в этом окне надстройки Inquire у вас нет, то скачать и добавить её туда, к сожалению, не получится - она либо входит в вашу версию Office, либо нет. Если её нет, то единственный вариант - это менять версию Office (лицензию) на Office Pro Plus или Office 365 for Enterprise.

После подключения Inquire у вас должна появиться одноименная вкладка:

Теперь можно открыть оба сравниваемых файла и нажать кнопку Compare files. В открывшемся затем окне выберем файлы, которые хотим сравнить:

После этого Inquire выполнит тщательное сравнение наших книг и выдаст подробные результаты в новом окне:

Здесь:

• Разные типы изменений выделяются разным цветом, например, изменившиеся значения ячеек подсвечены зеленым, изменившиеся формулы - лиловым, удаленные объекты - красным, изменения защиты - серым и т.д.
• Внизу по центру видно полный список всех изменений с адресом ячеек и их значениями до и после правок. Кнопка Copy results to clipboard сверху позволяет скопировать этот текст в буфер и вставить затем куда-нибудь (например, в письмо Outlook, где обсуждаете с коллегами их правки).
• В левом нижнем углу можно выбирать какие изменения показывать, а какие нет (например, для вас важно только изменение данных в ячейке, а не формата).
• Кнопкой Show formulas сверху можно переключаться между режимами отображения значений или формул, а также на минутку включить оригинальный формат (без цветовой подсветки изменений) кнопкой Show workbook formatting если нужно. Там же рядом можно подровнять ширину столбцов для оптимального отображения с помощью кнопки Resize cells to fit.
• Диаграмма в правом нижнем углу визуализирует общее количество найденных отличий по разным категориям. Хоть и бестолковая, но красивая картинка.

Если в вашей книге несколько листов, то переключение между ними приведёт к такому же попарному их сравнению - первый лист сравнивается с первым, второй - со вторым и т.д.

Единственное, чего, на мой взгляд, не хватает во всей этой красоте - это имени пользователей, которые внесли то или иное изменение. В остальном же Inquire - весьма приятный и полезный инструмент, который сэкономит вам массу времени и сил при сравнении нескольких версий ваших файлов в Excel. Так что пользуйтесь.

Ссылки по теме

• Как сравнить две таблицы между собой в Excel
• Поиск отличий в двух списках
• Как сравнить два любых объекта (периода, товара) в Microsoft Power BI