Если вы когда-нибудь использовали в своих вычислениях в Excel логические функции (типа ЕСЛИ) или функции подстановки (типа ВПР), то, вполне возможно, уже сталкивались с ситуацией, когда две визуально неотличимых ячейки Microsoft Excel почему-то считает неодинаковыми, что автоматически приводит к неработоспособности функций, ломает фильтрацию, сводные таблицы и т.д. Причин для такого может быть много:
лишние пробелы
использование английских букв похожих на русские и наоборот (русская "эс" и английская "си", например)
использование цифр вместо букв (ноль вместо заглавной "О")
разные версии тире (короткое, длинное, среднее)
неразрывный пробел вместо обычного
невидимые символы переноса строки (Alt+Enter)
... и т.д.
Вопрос в том, где именно эти отличия находятся и как их быстро найти в исходных данных?
Самое простое - это сделать за пару минут прямо в Excel своими руками универсальный сравниватель, который будет наглядно показывать в чем именно не совпадают две любые заданные текстовые строки:
Функцию ФИЛЬТР.XML можно использовать не только для импорта XML-данных из интернета - основной задачи, для которой эта функция, собственно, и предназначена. Есть ещё одно - неожиданное и красивое - применение этой функции для быстрого деления слипшегося текста по ячейкам:
Поиск ключевых слов в исходном тексте - одна из очень распространенных задач при работе с данными. Давайте рассмотрим её решение несколькими способами на следующем примере:
Предположим, что у нас с вами есть список ключевых слов - названия автомобильных марок - и большая таблица всевозможных запчастей, где в описаниях иногда могут встречаться один или сразу несколько таких брендов, если запчасть подходит больше, чем к одной марке автомобиля. Наша задача состоит в том, чтобы найти и вывести все обнаруженные ключевые слова в соседние ячейки через заданный символ-разделитель (например, запятую).
Сделаем это разными способами: формулами и с помощью Power Query.
Выложил новую статью и видео про решение одной из очень распространенных задач - как с помощью формулы произвести массовую замену одного текста (или его фрагмента) на другой по имеющейся таблице подстановок (справочнику).
К сожалению, в MS Excel нет простых встроенных инструментов для решения этой проблемы, поэтому придется привлекать относительно сложные формулы массива (но Ctrl+Shift +Enter жать не придется).
В следующей статье разберём, как реализовать подобное с помощью макросов и хитрого запроса Power Query.
Хотя инструмент Мгновенное заполнение (Flash Fill) появился в Excel ещё с 2013-й версии, но почему-то для многих пользователей этот факт остался незамеченным. И совершенно напрасно. Во многих случаях он оказывается проще, легче и быстрее, чем аналогичные решения на формулах или макросах. По моему опыту, на тренингах эта тема вызывает постоянное "вау!" аудитории - независимо от продвинутости и/или усталости слушателей.
Механизм работы этого инструмента прост: если у вас есть один или несколько столбцов с исходными данными и вы начинаете набирать рядом в соседнем столбце их же, но в каком-либо нужном вам измененном виде, то Excel рано или поздно намекнёт, что готов продолжить дальше за вас:
Чтобы выявить логику (шаблон, pattern) преоборазования и запустить эту функцию Excel обычно хватает ввода 1-3 первых результирующих значений вручную. Если предложенный вариант вам подходит, то достаточно нажать Enter - и остаток списка будет доделан моментально. С помощью Мгновенного заполнения можно:
резать и клеить текст
менять местами слова
исправлять регистр
выдергивать числа из буквенно-цифровой каши
превращать числа-как-текст в нормальные числа
... и многое другое.
Давайте рассмотрим несколько примеров использования этого инструмента на практике, чтобы понять его возможности.
Переносы строк внутри одной ячейки, добавляемые с помощью сочетания клавиш Alt+Enter - дело весьма частое и привычное. Иногда их делают сами пользователи, чтобы добавить красоты длинному тексту. Иногда такие переносы добавляются автоматически при выгрузке данных из каких-либо рабочих программ (привет 1С, SAP и т.д.) Проблема в том, что на такие таблицы приходится потом не просто любоваться, а с ними работать - и вот тогда эти невидимые символы переноса могут стать проблемой. А могут и не стать - если уметь правильно с ними обращаться.
Давайте-ка мы разберёмся в этом вопросе поподробнее. А именно:
Научимся удалять нежелательные переносы заменой или формулами
Научимся делить по Alt+Enter'ам на столбцы или строки (макросом или через Power Query)
Еще с 2011 года для Excel существует крайне полезная (и совершенно бесплатная!) надстройка Fuzzy Lookup от Microsoft, которая умеет искать ближайшие похожие текстовые строки в двух списках, т.е. работает как известная функция ВПР (VLOOKUP), но при неточном совпадении названий:
В некоторых ситуациях (например, при поиске похожих, но не точно совпадающих адресов) эта надстройка совершенно незаменима. Давайте рассмотрим подробнее как она работает.
Среди задач работы с текстом, которые мы неоднократно уже разбирали, немного особняком стоит вопрос извлечения из текста последнего слова или фрагмента по заданному разделителю. Вытащить первое слово - не проблема, а вот с последним все не так легко и очевидно, т.к. количество слов в каждой ячейке может различаться. Давайте разберем несколько принципиально разных способов это сделать, а именно:
Если вам часто приходится работать с текстом, анализируя и разбирая его на отдельные фрагменты по заданным шаблонам и правилам, то определенно имеет смысл внедрить в свою работу регулярные выражения (RegExp или, в народе, "регулярки";) - супермощный инструмент обработки текста, давно применяемый в современных языках программирования и текстовых редакторах. Excel не поддерживает регулярные выражения по умолчанию, но это можно легко исправить с помощью простой функции на VBA.
Спектр задач, которые могут решать регулярки - очень широк. Разберем несколько примеров:
Здорово обновил содерижмое статьи про склейку текста по условию, когда нужно собрать из столбца только определенные ячейки и склеить их с заданным символом-разделителем:
Дописал еще два способа: реализацию этой задачи формулами и через Power Query. Плюс сделал видеоурок по всем способам:
Замена одного текста на другой внутри заданной текстовой строки - весьма частая ситуация при работе с данными в Excel. Реализовать подобное можно двумя функциями: и ЗАМЕНИТЬ (REPLACE). Эти функции во многом похожи, но имеют и несколько принципиальных отличий и плюсов-минусов в разных ситуациях. Давайте подробно и на примерах разберем сначала первую из них.
Весьма часто в нашем распоряжении оказываются данные, которые хоть и содержат полезную информацию, но не пригодны для немедленного анализа. Одной из весьма распространенных проблем является наличие лишних пробелов - в начале, в конце или внутри между словами. Лечится эта проблема очень легко - . Она убирает все лишние пробелы, но оставляет по одному пробелу между словами:
Стандартнейшая задача: есть список имен и надо проставить М или Ж напротив каждого. Желательно - не руками. Если есть отчества, то все проще, а если их нет? Или в списке есть экспаты?
Иногда Excel начинает числа в некоторых ячейках воспринимать как текст (обычно такие ячейки помечаются зеленым уголком, но не всегда):
Это бывает по разным причинам, многие из которых от нас не зависят (так выгружается из корпоративной базы данных, например). Вопрос в том, как превратить такие числа в полноценные, т.к. с "псевдочислами" Excel нормально работать не может: многие формулы будут выдавать ошибки или работать некорректно, сортировка и фильтрация будут нарушены и т.д.
Про то, и, наоборот, я уже писал. Теперь же давайте рассмотрим близкую, но чуть более сложную задачу - . Что-то вроде СУММЕСЛИ, но только для текста, чтобы получить на выходе что-то похожее на:
