Хотя инструмент Мгновенное заполнение (Flash Fill) появился в Excel ещё с 2013-й версии, но почему-то для многих пользователей этот факт остался незамеченным. И совершенно напрасно. Во многих случаях он оказывается проще, легче и быстрее, чем аналогичные решения на формулах или макросах. По моему опыту, на тренингах эта тема вызывает постоянное "вау!" аудитории - независимо от продвинутости и/или усталости слушателей.
Механизм работы этого инструмента прост: если у вас есть один или несколько столбцов с исходными данными и вы начинаете набирать рядом в соседнем столбце их же, но в каком-либо нужном вам измененном виде, то Excel рано или поздно намекнёт, что готов продолжить дальше за вас:
Чтобы выявить логику (шаблон, pattern) преоборазования и запустить эту функцию Excel обычно хватает ввода 1-3 первых результирующих значений вручную. Если предложенный вариант вам подходит, то достаточно нажать Enter - и остаток списка будет доделан моментально. С помощью Мгновенного заполнения можно:
резать и клеить текст
менять местами слова
исправлять регистр
выдергивать числа из буквенно-цифровой каши
превращать числа-как-текст в нормальные числа
... и многое другое.
Давайте рассмотрим несколько примеров использования этого инструмента на практике, чтобы понять его возможности.
Классика жанра - вопрос из серии "как мне собрать таблицы со всех листов моей книги на один?". Представьте, что у вас есть файл с больше, чем полусотней листов-отчетов по городам. Всё это счастье нужно собрать в одну таблицу для построения в будущем, допустим, сводной. Выручить могут два основных подхода: макросы и Power Query.
Недавно ко мне обратился один знакомый с просьбой помочь с генерацией всех возможных фраз, состоящих из набора заданных слов. Подобного рода задачи могут возникать при составлении списков ключевых слов и фраз для интернет-рекламы и SEO-продвижения, когда нужно перебрать все возможные варианты перестановок слов в поисковом запросе:
В математике такая операция называется декартовым произведением. Официальное определение звучит так: декартовым произведением множеств А и В называется множество всех пар, первая компонента которых принадлежит множеству А, а вторая компонента принадлежит множеству В. Причем элементами множеств могут быть как числа, так и текст. Давайте рассмотрим пару способов реализовать подобное в Microsoft Excel: традиционными формулами и с помощью Power Query.
Еще с 2011 года для Excel существует крайне полезная (и совершенно бесплатная!) надстройка Fuzzy Lookup от Microsoft, которая умеет искать ближайшие похожие текстовые строки в двух списках, т.е. работает как известная функция ВПР (VLOOKUP), но при неточном совпадении названий:
В некоторых ситуациях (например, при поиске похожих, но не точно совпадающих адресов) эта надстройка совершенно незаменима. Давайте рассмотрим подробнее как она работает.
Если вы столкнулись с задачей переноса данных из файла PDF в Microsoft Excel, то у вас есть несколько вариантов. Если вы счастливый обладатель недешевого FineReader, то все проще. А если нет? На самом деле, вполне можно выкрутиться с помощью связки Word + Power Query:
Ну, что - всех с Наступившим! Надеюсь, что все вы хорошо отдохнули, отъелись (ха-ха) и готовы к новым трудовым подвигам. Хочется начать этот год с чего-нибудь не совсем обычного...
Что такое средневзвешенное значение (weighted average) и чем оно отличается от обычного среднего арифметического? Как рассчитать средневзвешенное в Excel? Формулами - легко, а вот с расчетом средневзвешенного в сводной придется повозиться и привлечь тяжелую артиллерию в виде Power Pivot и DAX.
Есть много способов сравнить две таблицы в Microsoft Excel и на эту тему я уже неоднократно писал статьи и делал видеоуроки. Теперь же захотелось "подвести черту" и подробно описать три самых любимых мной способа сравнения:
функцией ВПР (VLOOKUP) - классика жанра
с помощью сводной таблицы - хороший вариант для больших таблиц
с помощью надстройки Power Query - самый красивый способ, да еще и с автоматическим обновлением
Разбор вариантов будем делать на двух версиях прайс-листа - старой и новой. Задача: быстро найти отличия, т.е. новые и удаленные товары и товары, у которых изменилась цена:
Иногда при выгрузке из каких-либо корпоративных программ, данные достаются нам в не очень удобном виде. Один из самых неприятных вариантов - это вся информация в одном длинном столбце, из которого придется делать нормальную двумерную таблицу:
Давайте разберем несколько способов сделать это быстро и красиво, а именно:
формулами и, в частности, функцией ДВССЫЛ (INDIRECT)
Иногда при работе в Microsoft Excel приходится искать самую длинную последовательность значений, удовлетворяющих заданному условию. Например, самую длинную непрерывную цепочку поставок, самую длинную последовательность сделок, рабочих дней в табеле и т.д. В спорте подобную штуку называют еще "победной серией" (winning streak):
Решить проблему можно с помощью изящной формулы массива, но чтобы разобраться как именно и почему она работает, придется зайти немного издалека...
Для автоматического выделения ячеек цветом по условию в Excel есть условное форматирование. А как реализовать похожую технику, но для столбцов в диаграмме? Чтобы некоторые столбцы автоматически выделялись цветом при выполнении определенного условия. Например, подсвечивать:
все столбцы со значениями выше среднего
три самых больших (Top-3)
минимальное и максимальное значение
столбец, выбранный в выпадающем списке в ячейке листа и т.д.
Если вам нужно визуализировать на диаграмме множество элементов сгруппированных по смыслу (товары по категориям, города по странам, месяцы за несколько лет и т.п.), то может здорово помочь секционная диаграмма:
Каждая группа здесь, как видите, отображается своим цветом автоматически. Строить такую штуку, на самом деле, очень просто - главное правильно подготовить таблицу с исходными данными.
Здорово обновил содерижмое статьи про склейку текста по условию, когда нужно собрать из столбца только определенные ячейки и склеить их с заданным символом-разделителем:
Дописал еще два способа: реализацию этой задачи формулами и через Power Query. Плюс сделал видеоурок по всем способам:
Несколько человек попросили для понятности записать видео по использованию моей для создания массовых рассылок заданных файлов или листов из Excel, ибо окошко там с кучей параметров и не всегда с ходу ясно что и куда вводить.
Если вам приходится строить пузырьковые диаграммы, то вы оцените красивый и быстрый способ их анимировать с помощью стандартной Microsoft'овской надстройки Power View из пакета бизнес-анализа (BI):
Иногда Excel начинает числа в некоторых ячейках воспринимать как текст (обычно такие ячейки помечаются зеленым уголком, но не всегда):
Это бывает по разным причинам, многие из которых от нас не зависят (так выгружается из корпоративной базы данных, например). Вопрос в том, как превратить такие числа в полноценные, т.к. с "псевдочислами" Excel нормально работать не может: многие формулы будут выдавать ошибки или работать некорректно, сортировка и фильтрация будут нарушены и т.д.
Переработал и записал большое 25-минутное видео с подробным разбором типовых проблем, приводящих к "распуханию" файлов в Excel до нескольких мегабайт и их торможению:
