• Архив

    «   Апрель 2019   »
    Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
    1 2 3 4 5 6 7
    8 9 10 11 12 13 14
    15 16 17 18 19 20 21
    22 23 24 25 26 27 28
    29 30          

Проект "30 сочетаний клавиш Excel за 30 дней" - часть 2

Продолжаем ликбез по самым полезным горячим клавишам для ежедневной работы в Microsoft Excel. Для удобства решил поделить 30-дневый марафон на две части.
Первую часть можно найти тут. или в моем Twitter'е с хэштегом #30ExcelHotkeys.

День 30. Alt+цифры - печать книги

Самый универсальный способ, позволяющий на любое действие повесить свое сочетание клавиш. Если щелкнуть правой кнопкой мыши по любой кнопке на любой вкладке и добавить выбранную команду на панель быстрого доступа в левом верхнем углу, то в дальнейшем можно смело использовать сочетания Alt+1,2,3... и т.д., которые автоматом назначаются этим кнопкам по очереди.

День 29. Ctrl+6 - скрыть в книге все диаграммы и графические объекты и заблокировать их вставку

Не то, чтобы защита данных, но от шаловливых ручек начинающих точно спасет ;)

День 28. Ctrl+Shift+1,2,3,4,5 - включить для выделенных ячеек нужный числовой формат

Мегабыстро и мегаполезно.

День 27. Shift+F11 - добавить в книгу новый пустой лист

Если надо добавить только один лист, то проще нажать на плюсик справа от ярлычков листов. Если же нужно добавить сразу, скажем, 30 листов, то проще будет нажать и подержать это сочетание на клавиатуре.

День 26. Ctrl+Shift+L - включить Фильтр  для текущей таблицы


День 25. Ctrl+P - печать книги


День 24. Ctrl+Delete - удалить все, что находится в строке справа от курсора

При редактировании содержимого ячеек очень удобно бывает. По аналогии работает и в Word, но удаляет не все до конца строки, а только слово.

День 23. Ctrl+F3 - открыть Диспетчер Имен


День 22. Правый Alt+8 - вставка нового символа рубля (в русской раскладке)

Только, чур, не путать с установкой денежного формата для ячейки (Ctrl+Shift+$)

День 21. Ctrl+End - переход к последней использованной ячейке на листе

Самая распространенная причина увеличения размера книги Excel - несовпадения последней использованной ячейки с реальными данными. Про то, как уменьшить размер и ускорить тяжелые файлы Excel можно почитать тут.

День 20. Shift+пробел и Ctrl+пробел - выделение строки / столбца


День 19. Ctrl+5 - зачеркивание текста в выделенных ячейках

Бывает удобно показать, например, сокращенные статьи расходов вместо более привычного, но менее наглядного удаления строк.

День 18. Ctrl+K - вставка или редактирование гиперссылки


День 17. Ctrl+[ - переход по ссылке в формуле

Мегаполезное сочетание клавиш, позволяющее перейти по ссылке в формуле прямо к источнику - в другую книгу или лист, к упоминаемой в формуле ячейке. Единственный нюанс - это работает только при установленном в системе английском языке по-умолчанию.

День 16. Ctrl+Tab - переключение по кругу между всеми открытыми книгами

Очень похоже на Alt+Tab, но позволяет переключаться не между всеми открытыми окнами операционной системы, а именно между открытыми книгами Excel.

Social Connector для Outlook 2013


Дошли руки подключить майкрософтовский плагин Outlook Social Connector. Теперь для всех присланных сообщений Outlook упорно ищет фото автора во всевозможных соц.сетях (для России это Facebook и LinkedIn, в основном)  и показывает его рядом с именем. Из Linkedin'а фотки по большей части приличные, конечно, а вот если до Facebook доходит, то бывает весело. Периодически случаются забавные казусы, когда в письмах от топ-менеджера крупной компании появляется фотка пузатого голого мужика в семейных трусах с бутылкой и на фоне ковра. Или гламурное кисо с лицом типа дакфейс. Как-то по-другому начинаешь смотреть на деловых партнеров :)

Мораль простая: проверьте свои профили в соц.сетях - возможно в чье-то почте красуется ваша столетней давности фотография, где вы обнимаетесь с лошадкой на турецком пляже, обзагоравшись предварительно до цвета фуксии.

Кому интересно попробовать самим, для подключения в Outlook 2013 делаем следующее:
1. Проверяем включена ли сама надстройка в Файл - Параметры - Надстройки - Надстройки COM - Перейти:



2. Подключаем к вашему Outlook социальные сети через Файл - Сведения - Настройка учетных записей - Учетные записи соц.сетей:



Если у вас Outlook старых версий (2003-2010), то можно скачать модули подключения тут.

Update

О, очередное подтверждение пришло от абонентской службы "Акадо":



Зачетная фотка ;)

Советы по созданию диаграмм в презентациях

Наткнулся на Slideshare на хороший набор наглядных советов по созданию диаграмм и схем в презентациях.  Очень толково и наглядно все изложено, английский язык не нужен - все в картинках. Думаю, будет полезно как начинающим, так и тем, кто считает себя продвинутыми "рисовальщиками слайдов":

Производственный календарь на 2014 год с праздниками

По сложившейся уже традиции выкладываю обновленный производственный календарь на 2014 год со всеми праздниками, памятными датами и просто поводами выпить, а также расчетами рабочих часов на 40, 36 и 24-часовую рабочую неделю:



Скачать производственный календарь на 2014 год (xls, 298Кб)

Документация по Office 2013 VBA

Любой VBA-программист подтвердит, что основная клавиша во время работы на клавиатуре - это F1. Она вызывает встроенную справку и позволяет получить подробную информацию о любой выделенной команде или объекте в коде (которых - сотни и помнить их все просто невозможно).

В последних версиях Office встроенная справка по Visual Basic начала заменяться онлайн-справкой с сайтов www.office.com и www.msdn.com. В Excel 2010 еще можно было выбрать - откуда брать справку, а в Excel 2013 такого выбора уже нет - он по умолчанию при нажатии F1 лезет в интернет за содержимым справочных материалов. А интернет, как легко догадаться, не всегда имеется. Да и содержимое такой онлайн справки в 2013 было существенно беднее, чем для Excel 2010 и 2007.

Так вот буквально вчера Microsoft выложила в своем Download Center в открытый доступ новую документацию (оффлайн-справку в формате chm) по Office 2013. Для скачивания доступны на выбор файлы по Excel, Access, OneNote, Outlook, Word и т.д.

Вот так, например, выглядит файл по Excel(9.4 Мб):



В левой панели, как видите, есть удобное многоуровневое оглавление, индекс, поисковая система и т.д.

Только не забудьте после скачивания щелкнуть правой кнопкой мыши по файлу и выбрать Свойства (Properties) и разрешить доступ к файлу с помощью кнопки Разблокировать (Unblock), иначе в правой панели будет пусто:



Скачать offline-справку по Office VBA

Переводчик формул

Порой приходится вести тренинги в очень нерусских компаниях, где у экспатов на их ноутбуках установлен Office на их родном языке. И если с английским интерфейсом у меня проблем нет, то на немецком или французском - уже сложнее. Особенно тяжко с функциями. Команды на ленте можно нащупать по памяти и по иконкам, а вот названия функций, порой, угадать очень тяжело. Как будет ВПР по-немецки? а на испанском?

Нашел мегаполезный для таких ситуаций сайт - универсальный переводчик формул Excel с любого языка на любой:



ВПР по по-польски - это WYSZUKAJ.PIONOWO.
Зачет :)
В мемориз.

Управление Excel текстовыми командами

На сайтеMSFT Kitchen (что-то типа официальной "курилки Microsoft") выложено примечательное видео, демонстрирующее возможности нового проекта Analyze для Microsoft Excel. Суть технологии в том, что пользователь может вводить текстовые команды в достаточно свободной форме, а "искусственный интеллект" Excel их распознает и выполняет требуемые действия. В выложенном видео, в частности, демонстрируется создание вычисляемых столбцов, итогов, подсветка максимальных значений в таблице цветом и т.д.

Посмотрите сами (на английском, но все ясно по видео - самое веселье начинается со 2-й минуты):



Безусловно, это продуманная и отрепетированная демонстрация и в реальной жизни все будет не так радужно. Но, в любом случае, весьма примечательная функция. Особенно если к ней прикрутить голосовое управление (а к этому явно идет).

Так что скоро, возможно, будете на работе, попивая кофеек, говорить что-нибудь типа "Excel, сделай-ка мне квартальный отчет!" - - и он будет делать! ;)

Бизнес-аналитика в Excel 2013

На сайте www.techdays.ru выложили отличный доклад Марка Руссо по инструментам самостоятельного анализа данных Power Pivot и Power View в Excel 2013. с последнего TechEd. Длительность - чуть больше часа (но оно того стоит), с русским синхропереводом. Интересующимся темой - очень рекомендую:

Skype подружился с Outlook

Последнее обновление Skype (версия 6.1) добавило приятную возможность писать в чат, звонить на телефон и запускать видеозвонок Skype прямо из Outlook. Соответствующие значки теперь доступны в карточке контакта прямо из почты:



Мелочь, а приятно!
 

Chart Chooser

Нашел отличный сайт, помогающий выбрать подходящий тип диаграммы для отображения той или иной идеи - Chart Chooser от Juice Labs:



В верхней части окна с помощью фильтра можно выбирать ту или иную мысль, которую должна выражать диаграмма (сравнение, распределение, сочетание, тренд, взаимосвязи).

В коллекции 17 шаблонов Excel-диаграмм и 13 шаблонов диаграмм для Power Point. Все бесплатно.
В избранное.

Доработка напильником Internet Explorer 9

Просматривая недавно вебкаст одного из майкрософтовцев по Windows Phone 7, заметил у него на компьютере забавную вещь. Многим, думаю, известно, что в окне Internet Explorer 9 при открытии новой вкладки можно настроить показ самых посещаемых сайтов в виде иконок:



Фишка, позаимствованная у Operа (если не ошибаюсь) - простая и удобная. Достаточно просто через меню Сервис - Свойства обозревателя задать в качестве домашней страницы фразу about:tabs. Нюанс в другом - по умолчанию отображается только 10 любимых сайтов, размещенных в два ряда, а у товарища в вебкасте их было существенно больше - штук 20. Пытливый ум загорелся идеей "я тоже так хочу!" и полез в интернет. Спустя несколько минут рецепт был найден:
  1. Запускаем редактор реестра через Пуск - Выполнить - regedit
  2. Открываем ветвь реестра HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Internet Explorer\TabbedBrowsing\NewTabPage
  3. В правой половине окна с помощью правой кнопки мыши создаем новый параметр типа DWORD с именем NumRows и присваиваем ему значение желаемого количества строк (например 4).
В итоге должно получиться примерно так:



Все. Закрываем редактор реестра и перезапускаем Internet Explorer, если он был открыт.
Может и банальность, но мне показалось полезным.

Сейчас набегут фанаты Оперы и FF с воинственными криками :)

Надстройка Chart Advisor для Excel 2007

Случалось ли вам при построении диаграммы в Excel, задумываться над выбором наиболее подходящего типа диаграммы для ваших данных?
Вопрос, по сути, риторический. Правильно выбранный тип может очень здорово помочь и добавить наглядности диаграмме, а неправильно выбранный - похоронить диаграмму напрочь. Самый лучший алгоритм выбора типа диаграммы под данные, который я видел - был в книжке Джина Желязны "Говори на языке диаграмм" и занимал несколько страниц с примерами. Авторы бесплатной надстройки Chart Advisor от Microsoft Office Labs попытались уложить все в пару-тройку шагов мастера и несколько диалоговых окон.

По сути, Chart Advisor строит по вашим данным все возможные варианты диаграмм, позволяя сразу увидеть конечный результат и выбрать наиболее подходящий тип под вашу задачу:



Также есть возможность быстро фильтровать данные, отбирая только те, которые нужны вам в диаграмме и настраивать их размещение - по строкам, по столбцам и т.д.

Весьма полезная надстройка для вашего Excel 2007. К тому же бесплатная. Правда, на английском, но он там почти не нужен - одни картинки :)

Сайт проекта Chart Advisor от Microsoft Office Labs (там же можно посмотреть демонстрационное видео работы надстройки).

Ссылка на скачивание (7,2 Мб)

Update: эта функция уже встроена в новый Excel 2013 и называется там Рекомендуемые диаграммы (Recommended Charts).

Научи свой Excel говорить

Хотите научить Excel с вами разговаривать? Легко.

Щелкаем по панели быстрого доступа правой кнопкой мыши и выбираем команду Настройка панели быстрого доступа (Customize Quick Access Toolbar). Дальше в верхней части левой половины окна, в выпадающем списке вместо Часто используемых команд (Popular commands) выбираем Все команды (All commands). В полном списке всех возможных кнопок прокручиваемся по алфавиту до кнопки Проговорить ячейки (Speak cells) и добавляем ее на панель:




Теперь набираем в ячейку любой текст, выделяем ее и жмем на добавленную кнопку:




Большинство английских слов произносит хоть и коряво, но вполне различимо. Прибавьте громкости в колонках и можете начинать пугать коллег :)

P.S.
  • Русских букв не понимает, no koga eto nas ostanavlivalo, pravda?
  • Работает только в Word и Excel 2007 и 2010
  • Особой практической пользы нет (по-крайней, мере пока не добавят поддержку русского языка). Тупо, но весело. Поэтому не в Приемы, а в Блог.

Короткая запись Range в коде VBA

Оказывается при написании макросов в коде VBA можно вполне себе успешно использовать сокращения для очень распространенного оператора Range, определяющего диапазон листа для выполнения с ним каких-либо действий. Так, например, стандартная конструкция вида:
Range("F3").Value=45

может быть коротко записана всего лишь как:
[F3]=45

Т.е. квадратные скобки заменяют оператор Range, скобки и кавычки.
Такая форма записи работает во всех вариантах, где работает стандартный оператор Range, т.е. например:

  • [a1:b3, f5, h:h].ClearContents - очищает содержимое диапазона A1:B3, ячейки F5 и столбца H,
  • Worksheet("Лист1").[D3].Font.ColorIndex = 3 - делает текст в ячейке D3 первого листа красным,
  • MsgBox [SalesData].Address - выводит на экран сообщение с адресом именованного диапазона SalesData и т.д.
Удобно.
Сколько лет программирую, а не перестаю удивляться таким вот периодически встречаемым малоизвестным фишкам. Нет предела совершенству.

Microsoft отключила проверку лицензионности Office

На прошлой неделе, без шума и громких заявлений, Microsoft отключила один из основных своих сервисов по борьбе с пиратством - систему проверки лицензионности (Office Genuine Advantage Program) на сайте www.office.com Т.е. теперь обладатели любых (в т.ч. и пиратских) копий Microsoft Office могут беспрепятственно скачивать шаблоны, обновления, картинки и прочие бесплатные и полезные дополнения с этого сайта.

Раньше такая возможность представлялась только тем, кто соглашался пройти процедуру проверки лицензионности используемой копии Microsoft Office, которая отсекала пиратские копии, сообщая вам, что "вы стали жертвой пиратов" :) и иногда мешала даже обладателям лицензионных копий (в некоторых компаниях эта проверка запрещена политикой безопасности). Теперь все скачивается совершенно свободно, а ссылка http://www.microsoft.com/genuine/office/WhyValidate.aspx по которой раньше была страничка, где расписывались прелести оригинальной копии Office, теперь ведет просто на домашнюю страницу сайта www.microsoft.com

Мелочь, а приятно. Особенно на фоне бессистемно-показушной (привет МВД России) и цинично-обогащательной (привет Михалкову) имитации борьбы с пиратством, которая у нас в последние пару лет началась.

Хочется заметить, однако, что отмена этой программы не коснулась Microsoft Windows и процесса установки самого Microsoft Office - он по-прежнему требует 25-значный ключ и активацию через интернет.

RibbonX Visual Designer

Для тех, кто еще не перешел на Office 2010 и сидит пока на 2007 версии нашел преполезнейшую программулину.

Office 2010, как известно, позволяет легко и красиво в несколько движений мышью настраивать интерфейс - создавать на ленте свои вкладки и наполнять их нужными кнопками. В Office 2007 такой возможности еще не было. Так вот замечательная надстройка для Excel RibbonX Visual Designer от MVP по Excel Andy Pope позволяет это делать для файлов Excel в 2007 версии:

Наверх